BERAU POST – Pemerintah Kabupaten Berau melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) melaksanakan pemusnahan arsip bagian keuangan Sekretariat Kabupaten (Setkab) Berau, Kamis (20/11).
Langkah ini menjadi bagian dari penyusutan arsip yang dinilai penting untuk menjaga efisiensi ruang, keamanan data, serta meningkatkan kualitas layanan publik.
Asisten III Bidang Administrasi Umum Setkab Berau, Maulidiyah, menyampaikan, pemusnahan arsip dilakukan melalui prosedur yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan.
Ia menilai sosialisasi yang disampaikan Dispusip dapat semakin memperjelas alasan mengapa dokumen tertentu harus dimusnahkan.
Dia menegaskan pengelolaan arsip membutuhkan tata kelola yang tertib dan disiplin.
“Arsip tidak terpakai sebaiknya dimusnahkan,” terangnya.
Maulidiyah mengajak seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) mulai menata kembali dokumen lama yang tidak memiliki nilai guna.
Penumpukan arsip dinilai tidak hanya menghabiskan ruang, tetapi juga memperlambat pencarian dokumen penting.
Ia menjelaskan, penyusutan arsip membawa sejumlah manfaat, mulai dari efisiensi ruang hingga pengurangan biaya perawatan dokumen.
Selain itu, pemusnahan arsip juga berfungsi menjaga kerahasiaan data dan mencegah kebocoran informasi sensitif.
Ia menekankan bahwa arsip yang terkelola baik merupakan unsur penting dalam menjaga akuntabilitas dan peningkatan kualitas pelayanan publik.
“Pemusnahan arsip bagian dari upaya membangun birokrasi bersih,” lanjutnya.
Sementara Kepala Dispusip Berau, Yudha Budisantosa, menegaskan, penyelenggaraan kearsipan bertujuan menjaga keaslian dan keandalan arsip sebagai memori lembaga.
Ia menyebut pemusnahan arsip merupakan langkah strategis untuk memastikan hanya dokumen bernilai guna yang tetap disimpan sebagai arsip statis. “Pemusnahan dilakukan untuk mengurangi volume arsip,” ujarnya.
Ia juga menjelaskan, penumpukan dokumen yang tidak pernah disusutkan akan membebani ruang dan anggaran penyimpanan.
Yudha menuturkan, semua perangkat daerah diwajibkan melakukan penyusutan arsip secara berkala.
Arsip statis nantinya diserahkan ke Dispusip untuk penyimpanan jangka panjang, sementara arsip tidak bernilai guna dimusnahkan sesuai prosedur.
Ia juga menyinggung pentingnya menjaga arsip historis, termasuk milik lembaga penyelenggara pemilu, agar peristiwa penting daerah tidak hilang seperti kasus pemusnahan arsip statis yang terjadi di Solo.
Terkait prosedur, pemusnahan arsip dilakukan melalui pembentukan tim yang terdiri dari unsur OPD, Dispusip, Inspektorat, bagian hukum, serta arsiparis.
Tim menyeleksi arsip kemudian mengajukan persetujuan untuk arsip berusia lebih dari 10 tahun, sebelum akhirnya ditetapkan untuk dimusnahkan atau disimpan sebagai arsip permanen.
Yudha menegaskan bahwa meski arsip fisik dimusnahkan, catatannya tetap tersimpan sehingga tetap bisa diakses bila diperlukan, termasuk untuk kepentingan hukum atau pemeriksaan.
Dengan pemusnahan yang teratur, Pemkab Berau berharap tata kelola arsip semakin tertib dan mendukung pelayanan publik yang lebih cepat, tepat, dan akuntabel. (sen/sam)
Editor : Nurismi