BERAU POST - Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Berau melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Berau ingin memperkuat sistem penyimpanan dokumen daerah dengan membangun depot arsip.
Kini, progresnya telah mencapai sekitar 30 persen dari seluruh target, yakni masih berupa struktur bangunannya saja.
Fasilitas tersebut disiapkan sebagai pusat penyimpanan arsip statis yang lebih aman, terstandar, dan tahan terhadap risiko kerusakan.
Kepala Dispusip Berau, Yudha Budisantosa, menyampaikan, keberadaan depot arsip merupakan kebutuhan mendesak.
Beban penyimpanan di perangkat daerah terus meningkat setiap tahun, sementara ruang yang tersedia di masing-masing OPD terbatas. Kondisi itu membuat banyak arsip hanya ditumpuk tanpa penataan memadai.
“Selama ini arsip terus bertambah, tapi ruangnya tidak mengikuti. Akhirnya banyak OPD kesulitan menyimpannya,” ujarnya.
Ia menjelaskan, konstruksi bangunan depot arsip dirancang secara khusus. Struktur lantai dibuat jauh lebih tebal dibanding bangunan umum karena harus menahan beban lemari besi atau rol O’pak yang berat.
Ketebalan konstruksi ini menjadi salah satu syarat utama agar penyimpanan aman dalam jangka panjang.
“Karena akan menerima beban sangat besar, maka ketebalannya tidak bisa disamakan dengan bangunan lain,” jelasnya.
Selain kekuatan fisik bangunan, pengaturan suhu dan sirkulasi udara juga menjadi perhatian.
Arsip dikategorikan sebagai dokumen yang mudah rusak jika terpapar kelembapan atau suhu yang tidak stabil.
Karena itu, ruang penyimpanan harus sepenuhnya tertutup, tidak boleh ada celah pada jendela maupun atap.
“Sedikit saja lembap bisa merusak arsip. Depot ini harus benar-benar anti bocor dan anti lembap,” tegasnya.
Bangunan depot arsip dirancang tiga lantai, menyesuaikan volume arsip daerah. Meski tidak merinci luas totalnya, ia memastikan kapasitasnya mampu menampung seluruh arsip statis dari perangkat daerah.
Nantinya ada pembagian fungsi per lantai, termasuk untuk arsip film dan arsip digital yang lebih efisien dari segi ruang.
Arsip statis milik OPD akan dipindahkan ke depot setelah proses penyerahan resmi, sementara arsip non statis yang tidak lagi digunakan akan dimusnahkan sesuai ketentuan kearsipan.
Saat ini, pekerjaan masih berada pada tahap pertama dengan anggaran sekitar Rp 16 miliar. Pembangunan depot arsip sendiri dibagi menjadi tiga tahap.
Untuk tahap kedua, Dispusip tidak mengungkapkan usulan anggaran rinci karena perhitungan teknis sepenuhnya dikerjakan oleh Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang (DPUPR) Berau.
“Kami hanya menyampaikan kebutuhan seperti luas dan konstruksinya. Perencanaan teknis dibuat oleh PU,” katanya.
Meski progres baru sekitar 30 persen, pihaknya bersyukur proyek yang sudah diusulkan lebih dari satu dekade itu akhirnya berjalan. Ia berharap tahap selanjutnya dapat segera dimulai sehingga keseluruhan pembangunan dapat rampung dalam waktu paling lama tiga tahun.
Ketua DPRD Berau, Dedy Okto Nooryanto, mengingatkan, pemerintah daerah perlu bertindak cepat agar pembangunan tidak terbengkalai.
Apalagi pembangunan depot arsip tersebut telah diajukan selama satu dekakde. Diakunya, depot arsip bukan bangunan biasa yang dapat dikerjakan tanpa perencanaan matang.
Ia menegaskan pentingnya fasilitas itu sebagai pusat penyimpanan dokumen strategis pemerintah daerah, yang harus dijaga keamanannya seiring meningkatnya jumlah arsip setiap tahun.
Karakter depot arsip memiliki tuntutan teknis khusus, mulai dari kekuatan struktur lantai yang harus mampu menahan beban besar hingga sistem pengaturan suhu dan kelembapan.
"Standar ini, tentunya tidak boleh diabaikan karena berkaitan langsung dengan kelestarian arsip daerah," katanya.
Ia mengingatkan, anggaran yang dipakai untuk pembangunan hahrus diikiti dengan perencanan yang jelas untuk tahapan selanjutnya. Sehingga progresnya tidak kembali tersendat.
Penting koordinasi antara DPUPR dan Dispusip, mengingat lamanya waktu yang sudah dihabiskan sejak usulan awal depot arsip ini muncul.
Penyelesaian gedung tiga lantai tersebut sudah sangat mendesak karena ruang arsip di berbagai OPD terus dipadati dokumen baru setiap tahun.
“Jangan sampai depot ini menjadi proyek berlarut-larut. Kita sudah menunggu lebih dari 10 tahun, jadi pemerintah harus serius memastikan bangunannya rampung,” ujarnya. (aja/sam)
Editor : Nurismi