HARIAN RAKYAT KALTARA - Sebanyak 2.737 berkas arsip keimigrasian dan administrasi dimusnahkan oleh Kantor Imigrasi Kelas II TPI Tarakan, sebagai bagian dari penataan sistem kearsipan serta optimalisasi ruang penyimpanan.
Proses pemusnahan dilakukan secara terbuka dengan melibatkan sejumlah pihak sebagai saksi. Guna memastikan seluruh tahapan berjalan sesuai ketentuan.
Kegiatan pemusnahan arsip tersebut dilaksanakan di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Tarakan dan dihadiri Tim Pelaksana Pemusnahan Arsip.
Turut menyaksikan kegiatan tersebut perwakilan Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan, Direktorat Jenderal Imigrasi, serta Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Imigrasi Kalimantan Timur.
Kepala Kantor Imigrasi Kelas II TPI Tarakan Okky Setyawan melalui Kepala Seksi Teknologi Informasi dan Komunikasi Keimigrasian Heycal Syams Kharadine menjelaskan, pemusnahan arsip merupakan bagian dari penyusutan arsip yang bertujuan menjaga tertib administrasi kearsipan. Sekaligus mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan.
“Melalui kegiatan ini, pengelolaan arsip menjadi lebih tertata dan ruang penyimpanan dapat dimanfaatkan secara lebih efektif sesuai kebutuhan organisasi,” ujarnya, Jumat (26/6).
Arsip yang dimusnahkan terdiri atas berkas permohonan Dokumen Perjalanan Republik Indonesia (DPRI), berkas layanan izin tinggal orang asing dan perubahan status keimigrasian. Serta arsip keuangan yang masa retensinya telah berakhir sesuai ketentuan perundang-undangan.
Sebelum proses pemusnahan dilakukan, petugas terlebih dahulu melaksanakan observasi ruang penyimpanan arsip dan memeriksa seluruh dokumen yang telah ditetapkan untuk dimusnahkan.
“Pemeriksaan tersebut dilakukan guna memastikan kesesuaian antara daftar arsip dengan ketentuan penyusutan arsip yang berlaku,” tutur Heycal.
Setelah seluruh dokumen dinyatakan memenuhi persyaratan, proses pemusnahan dilakukan menggunakan mesin pencacah dokumen.
Seluruh tahapan disaksikan langsung oleh para undangan. Sebagai bentuk transparansi dan akuntabilitas dalam pelaksanaan penyusutan arsip negara.
Usai proses pencacahan selesai, kegiatan dilanjutkan dengan penandatanganan Berita Acara Pemusnahan Arsip sebagai dokumen resmi pelaksanaan kegiatan.
Pada kesempatan yang sama, peserta juga mendapatkan sosialisasi mengenai Peraturan Menteri Imigrasi dan Pemasyarakatan Nomor 8 Tahun 2026 yang berkaitan dengan tata kelola di lingkungan Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan.
“Sebagai tahapan akhir, hasil cacahan arsip kemudian ditimbun sesuai prosedur kearsipan yang berlaku. Sehingga dokumen tidak lagi dapat dikenali maupun digunakan kembali,” ungkapnya.
Heycal menambahkan, pemusnahan arsip Tahun Anggaran 2026 telah memperoleh persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melalui Surat Kepala ANRI Nomor B-KN.00.01/569/2025.
Persetujuan tersebut menjadi dasar hukum pelaksanaan penyusutan arsip yang telah habis masa retensinya. Sehingga proses pemusnahan dilakukan sesuai mekanisme dan ketentuan yang berlaku. (sas/uno)
Editor : Nurismi